Oboznámenie
k spracúvaniu osobných údajov Trenčianskym samosprávnym krajom v zmysle čl. 13 a čl. 14 nasl. Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES a v zmysle § 19 a § 20 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
1. Prevádzkovateľ:
Trenčiansky samosprávny kraj, so sídlom K dolnej stanici 7282/20A, 911 01 Trenčín, IČO: 36 126 624 (ďalej aj ako „Prevádzkovateľ“).
2. Kontaktné údaje Prevádzkovateľa a zodpovednej osoby Prevádzkovateľa
Prevádzkovateľ
Prevádzkovateľa môžete kontaktovať na adrese K dolnej stanici 7282/20A, 911 01 Trenčín, e-mailom na všeobecnú e-mailovú adresu info@tsk.sk alebo telefonicky na telefónnom čísle 032 65 55 111.
Zodpovedná osoba
Vo veciach týkajúcich sa spracúvania a ochrany osobných údajov môžete kontaktovať zodpovednú osobu Prevádzkovateľa e-mailom na e-mailovej adrese osobneudaje@tsk.sk alebo telefonicky na telefónnom čísle 00 421 32 65 55 233.
3. Všeobecné informácie
Prevádzkovateľ postupuje pri spracúvaní osobných údajov v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej Únie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „Nariadenie“) a so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej ako „Zákon“).
Prevádzkovateľ získava osobné údaje priamo od Vás ako dotknutej osoby (ďalej aj ako „Dotknutá osoba“) alebo od inej osoby, ktorá nám poskytne Vaše osobné údaje. Môže tak nastať situácia, ak Prevádzkovateľ získa osobné údaje aj od inej osoby, ako priamo od Vás, preto tento dokument poskytuje informácie všetkým Dotknutým osobám ako v zmysle čl. 13 Nariadenia, tak aj v zmysle čl. 14 Nariadenia/§ 19 a § 20 Zákona.
Všetky osobné údaje, ktoré o Vás Prevádzkovateľ ako o dotknutej osobe spracováva sú spracovávané iba pre odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia, k čomu Prevádzkovateľ zároveň prijíma Internú smernicu o spracovávaní osobných údajov, ako aj bezpečnostné opatrenia uvedené v bezpečnostnej dokumentácii. Ochrana Vašich osobných údajov je našou zásadnou prioritou ako Prevádzkovateľa, pričom v tomto dokumente, a zároveň vo zverejnenom Zázname o spracovateľských činnostiach nájdete informácie o tom, aké osobné údaje o Vás spracovávame, za akým konkrétnym účelom, na akom právnom základe, komu môžeme Vaše osobné údaje poskytovať a predovšetkým aké máte v súvislosti so spracovaním Vašich osobných údajov práva a pod.
4. Účely spracúvania osobných údajov
Prevádzkovateľ spracováva Vaše osobné údaje výlučne v súlade so zásadou zákonnosti, a to na účely spracovávania osobných údajov uvedené v Zázname o spracovateľských činnostiach, ak je u Prevádzkovateľa splnená aspoň jedna z nasledujúcich podmienok:
Plnenie zmluvných povinností – Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje pri plnení zmluvy s Dotknutou osobou, v rozsahu potrebnom k plneniu zmluvných povinností. K spracovávaniu osobných údajov pri plnení zmluvných povinností dochádza napr. pri uzatvorení kúpnej zmluvy, zámennej zmluvy, zmluvy súvisiacej so sociálnymi službami a pod., ktorá je uzatvorená medzi Prevádzkovateľom a Dotknutou osobou.
Plnenie zákonných povinností – Prevádzkovateľ spracováva Vaše osobné údaje aj pri plnení zákonných povinností. Týmito zákonnými povinnosťami sú napr. povinnosti vyplývajúce z daňových predpisov, predpisov súvisiacich s auditmi, účtovníctvom, a pod.
Ochrana životne dôležitých záujmov – k spracovávaniu Vašich osobných údajov môže prísť aj v prípade, ak Prevádzkovateľ chráni životne dôležité záujmy Dotknutej osoby.
Splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci – Prevádzkovateľ ako vyšší územný celok plní úlohy realizované vo verejnom záujme, ako aj úlohy pri výkone verejnej moci, v rámci pôsobnosti Prevádzkovateľa vyplývajúcej z osobitných právnych predpisov, preto je povinný spracovávať osobné údaje. K spracovávaniu osobných údajov prichádza napr. v prípadoch, kde je Prevádzkovateľ správnym orgánom.
Oprávnený záujem Prevádzkovateľa – Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje aj na základe oprávneného záujmu, výlučne v prípadoch, ak je spracovávanie nevyhnutné na sledovanie oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo tretej strany, ak nad týmito záujmami neprevažujú záujmy alebo základné práva a slobody Dotknutej osoby. Oprávnený záujem Prevádzkovateľ aplikuje napr. pri monitorovaní priestorov na adrese Prevádzkovateľa z dôvodu ochrany majetku, pri určitých činnostiach spojených s prezentáciou Prevádzkovateľa a pod.
Súhlas so spracovaním osobných údajov – Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje aj na základe súhlasu Dotknutej osoby. Prevádzkovateľ si od Dotknutej osoby vyžiada súhlas vždy, keď je to potrebné k spracovávaniu osobných údajov. K spracovávaniu osobných údajov na základe súhlasu dochádza napr. pri zasielaní informácií o Prevádzkovateľovi prostredníctvom e-mailu, zapojení sa do súťaže Dotknutou osobou a pod.
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe vyššie uvedených právnych základov, pričom určenie, či ide o zákonnú alebo zmluvnú požiadavku na spracovanie osobných údajov, ako aj oprávnený záujem, resp. verejný záujem Prevádzkovateľa sú uvedené v Zázname o spracovateľských činnostiach Prevádzkovateľa.
V prípade, ak by nedošlo k poskytnutiu osobných údajov Prevádzkovateľovi, v niektorých prípadoch by nebolo možné splniť povinnosti Prevádzkovateľa uložené právnymi predpismi a/alebo zákonmi, nemohlo by dôjsť k splneniu úlohy plnenej Prevádzkovateľom vo verejnom záujme/pri výkone verejnej moci Prevádzkovateľom alebo by nebolo možné uzavrieť medzi Prevádzkovateľom a Dotknutou osobou zmluvu a/alebo iný zmluvný vzťah.
Všetky účely spracovávania osobných údajov nájdete kliknutím na Záznam o spracovateľských činnostiach Prevádzkovateľa.
5. Kategórie osobných údajov
Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje, ktoré sú potrebné na spracovávanie osobných údajov vždy v súlade so zásadou minimalizácie tak, aby Prevádzkovateľ plnil zmluvné a zákonné požiadavky, chránil životne dôležité záujmy, ak je to potrebné, plnil úlohy vo verejnom záujme a pri výkone verejnej moci, prípadne aby mohol spracovávať osobné údaje, na ktorých spracovávanie Dotknutá osoba udelila súhlas alebo aby spracovával osobné údaje, na spracovávanie ktorých má oprávnený záujem.
Prevádzkovateľ spracováva prevažne identifikačné údaje fyzických osôb, zástupcov právnických osôb a ich kontaktné údaje – meno, priezvisko, adresa (trvalý, prechodný pobyt / miesto podnikania), dátum narodenia, číslo preukazu totožnosti, podpis, e-mailová adresa, telefónne číslo, prípadne iné potrebné údaje.
Medzi osobné údaje patria aj osobitné kategórie osobných údajov, ktoré je Prevádzkovateľ oprávnený, a zároveň povinný spracovávať. Osobitné kategórie osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracováva sú napr. údaje o zdravotnom stave, sociálnej situácii, majetkových pomeroch a pod.
Osobné údaje, resp. kategórie spracovávaných osobných údajov sú uvedené v Zázname o spracovateľských činnostiach.
Pri právnych základoch spracovávania osobných údajov, kde plní Prevádzkovateľ zmluvné povinnosti, zákonné povinnosti a úlohy vo verejnom záujme a pri výkone verejnej moci sú osobné údaje, ktoré Prevádzkovateľ spracováva prevažne špecifikované v právnych predpisoch. Pri spracovávaní osobných údajov, kde je právnym základom súhlas alebo oprávnený záujem stanovuje kategórie spracovávaných osobných údajov Prevádzkovateľ.
6. Doba uchovávania osobných údajov
Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje v závislosti od účelu spracovávania osobných údajov. Pri dobe uchovávania zohľadňuje Prevádzkovateľ zásadu minimalizácie uchovávania osobných údajov, t. j. spracováva osobné údaje výlučne počas doby, počas ktorej je uchovávanie osobných údajov nevyhnutné.
Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje v súlade s Registratúrnym plánom Prevádzkovateľa, v ktorom sú stanovené doby uchovávania jednotlivých skupín osobných údajov v zmysle platných právnych predpisov. Tam, kde nie sú doby uchovávania uvedené v Registratúrnom pláne Prevádzkovateľa, Prevádzkovateľ určuje dobu uchovávania osobných údajov, ktorá je uvedená v Zázname o spracovateľských činnostiach.
V prípade Vašej požiadavky Vám poskytneme informácie o dobe uchovávania osobných údajov uvedené v Registratúrnom pláne.
7. Práva Dotknutých osôb
Ochrana Vašich osobných údajov ako Dotknutých osôb sa spravuje ustanoveniami Nariadenia, a v určitých prípadoch ustanoveniami Zákona.
Ako Dotknutá osoba môžete prostredníctvom žiadosti realizovať u Prevádzkovateľa Vaše práva, ktorými sú:
Právo na prístup
Máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté prostredníctvom elektronických komunikačných prostriedkov, ak nie je z Vašej strany požadované inak.
Právo na nápravu
Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. V prípade, že osobné údaje, ktorými disponujeme, sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, tieto osobné údaje upravíme, aktualizujeme alebo doplníme na základe Vášho podnetu.
Právo na vymazanie
Za určitých okolností máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracovania alebo v prípade, ak odvoláte svoj súhlas so spracovaním osobných údajov. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité vyplývajúce z platných právnych predpisov, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracovania
Taktiež máte právo nás požiadať, aby sme ďalej nespracovávali Vaše osobné údaje. V prípade, keď si myslíte, že Vaše osobné údaje, ktoré spracovávame, nie sú správne, spracovávanie je protizákonné a žiadate o obmedzenie spracovávania, nepotrebujeme Vaše osobné údaje, ale potrebujete ich ako Dotknutá osoba pri uplatňovaní právnych nárokov alebo keď si myslíte, že Prevádzkovateľ nemá oprávnený dôvod Vaše osobné údaje ďalej spracovávať.
Právo na prenosnosť údajov
Za určitých okolností máte právo na prenos osobných údajov inému subjektu, podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré spracovávame na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán, na základe súhlasu, ktorý ste nám udelili alebo v prípade, ak spracúvame osobné údaje automatizovanými prostriedkami.
Právo namietať
Máte právo namietať voči spracovaniu osobných údajov, napríklad v prípade, ak spracovávame Vaše osobné údaje pri plnení úlohy realizovanej vo verejnom záujme, pri výkone verejnej moci nám zverenej, v prípade spracovávania na základe oprávneného záujmu alebo pri spracovávaní, pri ktorom prichádza k profilovaniu. Ak podáte námietku voči takémuto spracovaniu osobných údajov, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracovávať, ak nepreukážeme nevyhnutné oprávnené dôvody na takéto spracovávanie.
Práva súvisiace s profilovaním alebo automatizovaným rozhodovaním
V prípade, ak by sme spracovávali osobné údaje profilovaním alebo automatizovaným rozhodovaním, máte právo odmietnuť automatizované individuálne rozhodovanie, vrátane profilovania, z ktorého pre Vás vyplynie právny alebo podobný významný dôsledok. Prevádzkovateľ však nepoužíva pri spracovávaní osobných údajov automatizované individuálne rozhodovanie alebo profilovanie.
Právo odvolať súhlas
Ak Vaše osobné údaje spracovávame na základe Vášho súhlasu, máte právo odvolať svoj súhlas s ďalším spracúvaním Vašich osobných údajov. Súhlas môžete odvolať písomne, e-mailom alebo ústne (osobne).
Právo podať sťažnosť alebo podnet
So sťažnosťou sa môžete obrátiť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; webové sídlo: dataprotection.gov.sk, tel. číslo: 02 3231 3214; E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.
8. Uplatnenie práv Dotknutých osôb
Vaše práva uvedené v predchádzajúcom bode 7. tejto informačnej povinnosti Prevádzkovateľa môžete uplatniť:
- písomne, zaslaním žiadosti na adresu Trenčiansky samosprávny kraj, K dolnej stanici 7282/20A, 911 01 Trenčín alebo prostredníctvom podateľne,
- elektronicky, prostredníctvom e-mailovej adresy osobneudaje@tsk.sk,
- telefonicky, na telefónnom čísle 032 65 55 233,
- ústne, na adrese nášho sídla Trenčiansky samosprávny kraj, K dolnej stanici 7282/20A, 911 01 Trenčín, o čom bude spísaný písomný záznam, ktorého kópia Vám bude predložená.
Odpoveď na uplatnenie Vašich práv poskytujeme bezplatne. Za určitých okolností, v prípade opakovanej, nedôvodnej alebo neprimeranej žiadosti o uplatnenie Vašich práv sme oprávnení účtovať za poskytnutie informácií primeraný poplatok.
Odpoveď Vám poskytneme do jedného mesiaca odo dňa, kedy ste si uplatnili Vaše práva. V určitých prípadoch sme oprávnení predĺžiť lehotu na poskytnutie odpovede a to v prípade vysokého počtu a komplexnosti žiadostí Dotknutých osôb, najviac však o dva mesiace. O predĺžení lehoty Vás budeme vždy informovať.
9. Profilovanie
Prevádzkovateľ nespracúva Vaše osobné údaje profilovaním, ako ani žiadnou formou automatizovaného individuálneho rozhodovania. Pri spracovávaní osobných údajov Prevádzkovateľom teda neprichádza k profilovaniu, ani k spracovávaniu osobných údajov prostredníctvom automatizovaného individuálneho rozhodovania na vyhodnotenie Vašich osobných aspektov.
10. Prenos do tretích krajín a medzinárodných organizácií
Prevádzkovateľ v niektorých prípadoch prenáša osobné údaje do tretích krajín, konkrétne do Spojených štátov amerických, pričom tieto prípady sú uvedené v Zázname o spracovateľských činnostiach. Prenos týchto osobných údajov sa môže vykonávať na základe vykonávacieho rozhodnutia Európskej komisie podľa smernice Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES o primeranosti ochrany poskytovanej štítom na ochranu osobných údajov medzi EÚ a USA č. 2016/1250, a to v prípade amerických spoločností zapojených v režime tzv. EU – U.S. Privacy Shield (ďalej ako „Štít na ochranu osobných údajov medzi EÚ a USA“). Prevádzkovateľ prenáša osobné údaje výhradne do spoločností zapojených do Štítu na ochranu osobných údajov medzi EÚ a USA.
11. Príjemcovia
Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté príjemcom – prevažne sprostredkovateľom, ale aj tretím stranám,
Medzi sprostredkovateľov patria najmä spoločnosti, s ktorými spolupracujeme – spoločnosti zabezpečujúce IT služby, služby daňového a účtovného charakteru a pod.
Prevádzkovateľ využíva výlučne sprostredkovateľov, ktorí prijali primerané technické a bezpečnostné opatrenia, prostredníctvom ktorých sú splnené požiadavky Nariadenia, Zákona a ostatných predpisov týkajúcich sa bezpečnosti a ochrany osobných údajov, k zabezpečeniu bezpečného spracovávaniu Vašich osobných údajov.
Ostatnými príjemcami sú najmä verejnoprávne orgány, ktoré sú oprávnené spracúvať osobné údaje získané Prevádzkovateľom. Medzi tieto orgány možno zaradiť súdy, orgány činné v trestnom konaní a pod.